La nueva documentación digital entra en vigor este 5 de octubre y obliga a adaptar la gestión de los servicios de transporte de mercancías por carretera
El transporte nacional de mercancías por carretera entra este 5 de octubre en una nueva etapa. El Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) pasa a ser obligatorio y sustituye al sistema tradicional de documentación de control en papel.
En Diario V ya adelantamos la entrada en vigor de esta medida y explicamos las claves de la digitalización del documento. Ahora, con la obligación ya activa, llegan las cuestiones prácticas que deben tener en cuenta empresas, cargadores, transportistas y conductores para evitar errores durante los servicios y las inspecciones en carretera.
La normativa establece requisitos concretos sobre cómo debe generarse el documento, qué información debe contener, cómo debe accederse a él y qué tiene que llevar el conductor durante el transporte.
El DeCA debe estar generado antes de comenzar el transporte
Uno de los puntos más importantes es el momento de generación.
El DeCA debe crearse antes del inicio efectivo del servicio. Las aplicaciones utilizadas para generarlo deben registrar la fecha y hora de creación del documento y también las modificaciones que puedan realizarse posteriormente.
Esto significa que no se trata simplemente de digitalizar la documentación una vez iniciado el viaje: el documento debe estar preparado antes de que comience el transporte.
No basta con escanear el documento de papel
Es uno de los aspectos que más dudas puede generar.
El DeCA debe ser un documento nativo digital. La normativa establece expresamente que no son válidos los archivos obtenidos mediante el escaneo de un documento en papel o mediante imágenes digitalizadas.
El documento debe generarse a partir de los datos estructurados introducidos en la aplicación utilizada por la empresa y convertirse en un archivo PDF.
Además, el PDF no puede superar los 5 MB y debe incorporar como metadatos la fecha y hora de creación y, cuando proceda, de modificación.
El código QR es una de las claves del nuevo sistema
El DeCA debe incorporar en el propio PDF un código QR asociado a una dirección web única para ese documento.
Ese QR será especialmente importante durante una inspección, ya que permitirá acceder al documento electrónico almacenado en el sistema.
La URL asociada debe utilizar HTTPS y permitir la descarga directa del PDF. No puede dirigir a una página que obligue al agente a introducir usuario y contraseña, identificarse o realizar pasos adicionales para descargar el documento.
La normativa permite además que la URL utilice medidas de seguridad, como tokens o sistemas de encriptación, siempre que el enlace continúe funcionando durante el servicio.
Una vez finalizado el transporte, la posibilidad de descarga de esa URL podrá desactivarse transcurridos siete días naturales.
¿Qué tiene que llevar el conductor?
Aquí existe una diferencia importante respecto a lo que podría parecer a primera vista.
Aunque el documento original debe ser electrónico, el conductor puede llevar una copia del DeCA en su teléfono móvil o en papel.
En ambos casos debe aparecer el código QR correspondiente. También puede llevar únicamente el QR como archivo independiente.
Por tanto, la entrada en vigor del DeCA no significa que el conductor tenga prohibido llevar una copia física. Lo que cambia es que el documento válido se genera y conserva electrónicamente y que la copia debe permitir acceder al documento mediante el QR.
Durante una inspección, el conductor podrá presentar el DeCA con su código QR o, en su defecto, el propio código QR para que los agentes puedan acceder al documento.
Un detalle importante: si se lleva una copia impresa, las anotaciones manuscritas realizadas sobre ella no tienen validez para modificar el DeCA. Las modificaciones deben realizarse mediante el procedimiento previsto en el sistema electrónico.
¿Quién es responsable de generar y conservar el documento?
En el transporte de mercancías, la normativa señala tanto al cargador contractual como al transportista efectivo.
Ambos deben conservar los documentos electrónicos generados durante un mínimo de un año.
Pueden utilizar repositorios independientes. Si el DeCA ha sido generado por una de las partes, es suficiente con que la otra pueda descargarlo durante ese periodo.
Esto obliga a empresas cargadoras y transportistas a coordinarse para evitar que el documento se genere correctamente por una parte pero después no pueda ser recuperado por la otra cuando sea necesario.
¿Qué información debe contener?
La digitalización no cambia la obligación de incluir la información exigida para el documento de control.
Las aplicaciones deben contemplar los datos establecidos para el documento de control administrativo del transporte público de mercancías por carretera.
Además, la normativa insiste en que deben aparecer identificadas de forma expresa y diferenciada dos figuras que pueden generar confusión:
el cargador contractual y el transportista efectivo.
El formato puede adaptarse a diferentes documentos utilizados habitualmente en el transporte. La propia resolución permite utilizar, entre otros, formatos relacionados con cartas de porte, ADR, documentos de identificación de residuos o documentación de transporte de subproductos animales, siempre que contengan todos los datos exigidos.
¿Hay que utilizar una aplicación concreta?
No necesariamente.
La normativa establece las características que deben cumplir los sistemas y documentos electrónicos, pero no impone que todas las empresas tengan que utilizar una única aplicación.
El Ministerio de Transportes dispone además de información y servicios específicos sobre el DeCA para facilitar la adaptación de empresas y profesionales.
Por tanto, una empresa puede utilizar una solución informática propia o una aplicación de un proveedor, siempre que el sistema cumpla las características establecidas por la normativa.
Una recomendación práctica para empresas y autónomos
Con la obligación ya activa, conviene comprobar antes de realizar cualquier servicio nacional de mercancías que el sistema utilizado cumple al menos estas condiciones:
1. El DeCA se genera antes de iniciar el transporte.
2. El documento se crea directamente en formato digital y no mediante el escaneo de un papel.
3. El PDF incorpora el código QR.
4. El QR conduce a una URL segura que permite descargar directamente el documento.
5. El conductor dispone del DeCA o del QR durante el servicio.
6. La empresa conserva los documentos durante al menos un año.
7. Cargador y transportista tienen claro quién genera el documento y cómo podrá recuperarlo cada parte.
Este último punto puede resultar especialmente importante para las empresas que trabajan con diferentes transportistas, subcontrataciones y plataformas tecnológicas.
Una nueva obligación que cambia la gestión diaria del transporte
La entrada en vigor del DeCA supone algo más que sustituir una carpeta de papeles por un archivo PDF.
Las empresas tienen que adaptar sus procesos para que la información se genere correctamente, quede almacenada, pueda modificarse cuando corresponda y esté disponible durante una inspección.
El cambio afecta especialmente a autónomos, pequeñas empresas de transporte, cargadores y compañías que todavía mantienen procesos de gestión parcialmente basados en documentación física.
Además, uno de los retos que está planteando el nuevo sistema es la interoperabilidad entre las diferentes soluciones tecnológicas que utilizan las empresas del sector.
Diario V ya adelantó la entrada en vigor
La entrada en vigor de esta obligación fue explicada previamente por Diario V en el artículo “El transporte de mercancías entra en la era digital: el DeCA será obligatorio desde el 5 de octubre”, donde se detallaba el cambio normativo y el calendario previsto.
Ahora, con el DeCA ya obligatorio desde este 5 de octubre de 2026, esta nueva información permite completar aquella primera explicación con los aspectos prácticos que deben tener en cuenta las empresas y profesionales del transporte.
